W dobie komunikacji elektronicznej często nie dba się o formę wiadomości. Gdy piszemy do znajomych, to rzeczywiście nie ma ona dużego znaczenia – wiadomości o charakterze towarzyskim przypominają stylistycznie komunikaty mówione. Jednak w sytuacji oficjalnej wiadomości należy nadać odpowiednią formę. Jak napisać e-mail w taki sposób, aby adresat potraktował nas poważnie i abyśmy osiągnęli swój cel? Poniżej przedstawiam warunki, jakie musi spełniać oficjalna wiadomość (nie tylko po angielsku!).

Użytkownicy Internetu dysponują licznymi narzędziami, mediami, komunikacyjnymi: czat, forum, mikroblog. Jednak najstarszą formą komunikacji elektronicznej jest e-mail. Przez wielu może być uznawany za przestarzałe medium, aczkolwiek to właśnie poczta elektroniczna jest najbardziej stosowna do komunikacji oficjalnej. Wynika to z tego, że to właśnie e-mailowi jest najbliżej do tradycyjnej formy komunikacji na odległość, jaką jest list.

Przyjrzyjmy się wszystkim elementom, z których musi składać się formalny e-mail.

Adres nadawcy

Jest to oczywiście twój adres poczty elektronicznej. Banałem jest stwierdzenie, że musisz posiadać konto e-mail. Jednak mniej oczywiste wydaje się to, jak powinien wyglądać, brzmieć twój adres. Jeżeli piszesz wiadomość oficjalną, to i twój adres, który przecież wyświetli się na ekranie odbiorcy musi być formalny, poważny. Najlepiej jeśli składa się z nazwy albo twojej firmy, albo imienia i/lub nazwiska. Wystawisz się na śmieszność pisząc do poważnej organizacji spod adresu, mającego w nazwie twój pseudonim, jakiś pieszczotliwy nick internetowy itp. Tak więc wpadkę można zaliczyć już na samym starcie. Jeśli posługujesz się adresem typu: olunia123@jakasdomena.pl, fiziamizia@abc.pl, reksio95@serwer.pl, to lepiej załóż alternatywny adres: aleksandra.x@email.pl, jan.kowalski@hosting.com itp. Masz już poważnie brzmiący adres – możesz pisać wiadomość.

Temat wiadomości

Temat musi być krótki, zwięzły i treściwy. Najlepiej jeśli ma formę równoważnikową, np:

Inquiry regarding product offer

Request for further agreement details

Temat wiadomości nie powinien być lakoniczny lub kolokwialny – niech nie nosi znamion spamu. Nie pisz niczego w stylu:  help plz!!.

Powitanie

Czyli zwrot grzecznościowy na otwarcie listu. Zacząć można na kilka sposobów.

Jeśli wiemy, jak odbiorca się nazywa:

Dobrze jest zwrócić się do odbiorcy imiennie, uwzględniając jego tytuł (Mr, Ms, Dr, Prof.). Nigdy jednak nie używaj samego imienia – posługuj się imieniem i nazwiskiem lub samym nazwiskiem (co jest najbardziej formalne). Powitanie powinien kończyć przecinek lub kropka (w amerykańskiej korespondencji biznesowej):

Mr John Smith.

Prof. Brown,

Przed pozdrowieniem można dodać także Dear, Hello lub Hi.  Który ze zwrotów wybrać? To zależy od stopnia oficjalności. Najbardziej formalne, ale i powszechne będzie Dear. Natomiast Amerykanie lubią Hi:

Dear John Smith,

Hi Mr Brown,

Używanie słowa Dear wraz z tytułem i pełnym imieniem i nazwiskiem nie jest zbyt poprawne. Tak więc pozdrowienie Dear Mr John Smith będzie przesadą.

Pamiętaj! Brytyjczycy nie stawiają kropek po Mr, Mrs, Ms.

Jeśli nie wiemy, jak odbiorca się nazywa:

Gdy nie znasz czyjejś godności, możesz sobie z tym poradzić na kilka sposobów.

Pisząc do mężczyzny:

Dear Sir,

Pisząc do kobiety:

Dear Madam,

A co, gdy nie znasz także płci?

Dear Sir or Madam,

Tak możesz zacząć, gdy nie jesteś pewny płci adresata. Gdy jednak jesteś przekonany, że najprawdopodobniej odbiorcą jest kobieta, to możesz napisać:

Dear Madam or Sir,

Nie należy stosować znaku „/”:  Dear Sir/Madam,

Z kolei jeśli nie chcesz rozstrzygać o płci odbiorcy lub e-mail jest kierowany do większej grupy osób, to możesz napisać:

To Whom It May Concern,

Można także zacząć wiadomość od pozdrowienia:

Hello,

lub

Hi,

Treść wiadomości

Po pozdrowieniu zakończonym przecinkiem, główną część wiadomości – jej pierwsze zdanie – zaczynaj wielką literą. W języku polskim zaczyna się małą literą!

Dear John Smith,

My name is XYZ and I…

Treść wiadomości powinna być napisana elegancką i czytelną czcionką. Nie używaj żadnych „fikuśnych” krojów.  Ważne jest także, aby pod względem kolorystycznym tekst był jednorodny – najlepszy jest  spokojny, stonowany kolor (najlepiej czarny). W celu wyróżnienia danych treści stosuj jedynie kursywę lub pogrubienie – unikaj czerwieni, która może oznaczać niebezpieczeństwo…

Na samym początku przedstaw się, podaj powód, dlaczego piszesz. Także ,jeśli to nie jest oczywiste, napisz skąd masz adres odbiorcy:

My name is XYZ. I am writing to you to apply for the job you offer on your official website.

Treść wiadomości nie powinna być bardzo długa.

  • Pisz zwięźle na temat.
  • Tekst podziel na akapity, aby był czytelny.
  • Nie używaj form ściągniętych (I’m, you’re itp.) ani słownictwa potocznego.

W języku angielskim tekst dzieli się na akapity na dwa sposoby:  (a) kolejny akapit zaczyna się od nowej linii i robi się wcięcie; (b) wstawia się jedną linię przerwy pomiędzy akapitami, ale już bez wcięcia!

Należy starać się dobierać formalne słownictwo, np. prosząc o coś zamiast can lepiej użyć could. Listu oficjalnego nie pisz pod wpływem emocji (zwłaszcza negatywnych).

Załącznik umieść tylko, jeśli to niezbędne. Poinformuj adresata o tym fakcie  np. za pomocą frazy:  The file has been attached for your reference.

Pisząc w odpowiedzi na czyjś e-mail nie kasuj wiadomości, na którą odpowiadasz – pozostaw historię korespondencji. To duże ułatwienie w komunikacji.

Pożegnanie

Oficjalny e-mail można zakończyć różnymi zwrotami:

Yours faithfully  – gdy nie znamy imienia adresata.

Yours sincerely – gdy wiem, jak adresat się nazywa.

Inne alternatywy to:

Yours cordially,

Respectfully,

Regards,

Po pozdrowieniu nie zapomnij podpisać się pełnym imieniem i nazwiskiem. Jeśli to stosowne do sytuacji, to pod spodem podaj także swoje stanowisko. Można także uwzględnić nazwę firmy, organizacji, w imieniu której się pisze. Można także umieścić link do strony internetowej (relewantnej do treści wiadomości).

Udanej korespondencji!